T.C.

DÖRTYOL BELEDİYE BAŞKANLIĞI

Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği

                                                                             BİRİNCİ BÖLÜM

Amaç, Kapsam, Dayanak ve Tanımlar ve Temel İlkeler

Amaç

MADDE 1- Bu Yönetmelik, Dörtyol Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş amacı, faaliyet alanları, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Kapsam

MADDE    2- Bu yönetmelik, Yazı      İşleri Müdürlüğündeki personelin görev,  yetki  ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.

Dayanak

MADDE 3- Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanununun 15 (b) ve 18 (m) maddelerine, 5216 Büyükşehir Belediye Kanunu ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa dayanılarak ve bu kanunlara dayanak teşkil eden tüm yönetmeliklere dayanılarak hazırlanmıştır.

Tanımlar

MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen;

Temel İlkeler

                                                                             İKİNCİ BÖLÜM

Temel İlkeler, Teşkilat ve Bağlılık

MADDE 5- (1)Dörtyol Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;

a)    Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık.

b)    Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk.

c)    Hesap verebilirlik.

ç)    Kurum içi yönetiminde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık.

d)    Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik.

e)    Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik.

f)     Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine, sürdürebilirlik ve temel ilkeleri.

  Yazı İşleri Müdürlüğünün Teşkilat ve Personel Yapısı

MADDE 6- (1) Müdürlüklerin teşkilatlanma yapısı; 5393 Sayılı Belediye Kanununun 49. Maddesi hükümleri ve Bakanlar Kurulunca 22.07.2007 Tarih ve 26442 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdari Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar’a” uygun olarak Başkan onayı ile oluşturulur.

(2)   Müdürlüğü’nün Teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir:

a)  Kalem Bürosu

b)  Evrak Kayıt Bürosu

c)   Arşiv Bürosu

 (3)    Müdürlüğün personel yapısı aşağıdaki gibidir:

a)    Müdür

b)    Şef

c)    Memur

d)    Sözleşmeli Personel

e)    İşçi ve Diğer Personel

 Bağlılık

MADDE 7- (1) Müdürlük, belediye başkanına veya görevlendireceği başkan yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.

                                                                         ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki, Sorumluluk ve Nitelik

Müdürlüğünün Görevleri:

MADDE 8- (1) Müdürlüğün görevleri aşağıdaki gibidir:

a)  5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.

b)  5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.

c)   Kurumun ve müdürlüğün genel evrak ve gelen-giden evrak ile ilgili işlemlerini yürütür.

ç)   Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından

görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar.

d)   4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda mal ve hizmet alımı yapar.

e)   Müdürlüğün, 5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda yıllık bütçesini hazırlar.

f)    Müdürlüğün, 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır işlemlerini yürütür.

g)  Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı/uygulayacağı tüm kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği, vatandaş memnuniyeti ve diğer iyileştirme çalışmalarına yönelik yönetim sistemleri, standartlar ve kabullerin getirdiği/getireceği politikalara uygun olarak iş ve işlemlerini yürütür.

ğ) Müdürlüğe bağlı büroların belediyenin diğer birimleriyle koordineli biçimde çalışmalarını sağlar.

h) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamına giren ve ilgili müdürlüklere havale edilen evrakların cevaplanması için takibini yapar.

ı)  3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamına giren ve ilgili müdürlüklere havale edilen evrakların zamanında cevaplanması için takibini yapar.

i)  Hukuk İşleri Müdürlüğü kurulana kadar Mahkemelerden gelen ve ilgili müdürlüklere havalesi yapılan tebligat, bilgi ve beleğe talebi gibi evrakların zamanında cevaplanması için takibi yapar. Hukuk İşleri Müdürlüğü kurulunca bu görev otomatikman Hukuk İşleri Müdürlüğüne geçer.

f)  Kurum arşivinin yürürlükte bulunan Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhur Başkanlığı Kararnamesi (11. sayı) ile Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile yürürlükte ki mevzuat hükümlerine göre Arşiv hizmetlerini yürütmek.

f) Başkan tarafından verilen Başkanlık Makamı yazışmaları ile verdiği diğer görevleri yapmak, yaptırmak.

(2) Müdürlük, bunlar dışında, mevzuatın öngördüğü diğer görevleri ile başkanlıkça verilen görevleri mevzuat çerçevesinde gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.

Müdürlüğün Yetkisi

MADDE 8- (1) Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Kanuna dayanarak belediye başkanınca kendisine verilen görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya, yaptırmaya yetkilidir.

Müdürlüğün Sorumluluğu

MADDE 9- (1) Müdürlük, belediye başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili mevzuatta belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekte sorumludur.

                        (2) Müdürlük, belediyenin stratejik planında ön gördüğü misyon, vizyon ve ilkeleri doğrultusunda hizmetlerini yerine getirmekle sorumludur.

Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosunun Görev, Yetki ve Sorumlulukları MADDE 10-

1. Kalem Bürosunun idari yönden görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)    Müdürlük ile ilgili yıllık bütçeyi hazırlayarak müdürlük makamına sunar.

b)    Müdürlüğün idari yazışmalarını takip eder.

c)    Müdürlük tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerin gerekli satın alımlarını doğrudan temin veya ihale usulü ile yapar. İhale işlerinin hak ediş ve kesin hesap işlemlerini yürütür.

ç)    Proje raporlamalarında finansal veri ve dokümanların oluşmasına destek verir.

d)   Müdürlüğün stratejik planı, performans programı ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını koordine eder.

e)    4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamına giren ve ilgili müdürlüklere havale edilen evrakların E-Belediye Sisteminden kontrolünü yapar, “Bilgi Edinme Takip Defterine” kaydını yapar, zamanında ilgili kurum, kuruluş ile özel ve tüzel kişilere cevap verilmesi hususunda müdürlükleri çalıştırır, takibini yapar.

f)  3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamına giren ve ilgili müdürlüklere havale edilen evrakların E-Belediye Sisteminden kontrolünü yapar, “ Dilekçe Takip Defterine ” kaydını yapar, zamanında ilgili kurum, kuruluş ile özel ve tüzel kişilere cevap verilmesi hususunda müdürlükleri çalıştırır, takibini yapar.

g)  Hukuk İşleri Müdürlüğü kurulana kadar Mahkemelerden gelen ve ilgili müdürlüklere havalesi yapılan tebligat, bilgi ve beleğe talebi gibi evrakların E-Belediye Sisteminden kontrolünü yapar, “Mahkeme Tebligatları Takip Defterine” kaydını yapar, talep eden mahkemeye zamanında cevap verilmesi için ilgili müdürlüğü çalıştırır, takibini yapar. Hukuk İşleri Müdürlüğü kurulunca bu görev otomatikman Hukuk İşleri Müdürlüğüne geçer.

ğ) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar. 

2. Kalem Bürosunun Belediye Meclisi ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)   5393 sayılı yasada belirtilen günlerde meclisin toplantı yapmasını koordine eder.

b)   Belediye Meclisine Başkanlık Makamından havaleli gelen teklifler doğrultusunda meclis gündemini oluşturur ve elektronik ortamda kayda alır ve ilgili meclis üyelerine elektronik ortamda ( Watsahp, e-mail vb.) veya posta ve zimmet şeklinde gönderimini sağlar.

c)   Meclis gündeminin oluşturulmasından sonra Belediye İnternet Sitesinde yayınlatır, hoparlör ile halka ilan ettirilerek duyurulmasını sağlar.

ç)   Basın Yayın birimi tarafından meclis oturumlarının kamera, video vb. ile kayıt altına aldırır, kayıt altına alınan meclis oturumlarının CD, Harici Bellek vb. ile saklanılmasını sağlar.

d)   Görüşülüp kabul edilen tekliflerin kararlarını yazar, komisyona havale edilenleri ise bir üst yazı ile komisyon üyelerine verir.

e)    Komisyon tarafından hazırlanan raporları gündeme ekleyerek belediye meclisine sunulması işlemlerini yapar.

f)     Karara bağlanan tekliflerin, kararlarını yazıp Başkan ve divan katibi üyelerine imzalatılmasına müteakiben yasal süresi içinde mülki idare amire gönderilmesini sağlar.

g)   Kesinleşen  meclis  kararlarını internet ortamında  yayımlayarak, kamuoyunun bilgilenmesini sağlar.

ğ)   Kararların bir suretinin ilgili birimine sevkini yapar, bir suretinin de birim arşivinde saklanmasını sağlar.

h)  Belediye meclis üyelerine, gerek meclis toplantısına gerekse ihtisas komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için huzur hakkı puantajı hazırlar ve gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar.

ı)   Mecliste alınan kararları ‘’Meclis Karar Defterine’’ yazar.

i)   Yeni çıkan mevzuat hükümlerini takip eder, Belediye Meclisinin yürürlükteki kanun hükümlerini göre yürütülmesini sağlar.

j)   Tüm iş ve işlemleri İçişleri Bakanlığı E-Belediye Projesi sistemini kullanarak yürütür.

k)   E-Belediye sisteminin kullanılamadığı durumlarda iş ve işlemleri ıslak imzalı olarak yürütür en kısa sürede usulüne uygun olarak programa kaydını yapar.

l)   Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

3. Kalem Bürosunun Belediye Encümeni ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)    5393 Sayılı Yasa kapsamında, Encümenin tespit olunan günlerde toplanmasını koordine eder ve bunla ilgili yazışmaların takibini yapar.

b)    Başkanlık Makamından Encümende görüşülmek üzere havale edilen dosyaları kayda

c)  Encümence alınan kararların Encümen Başkanı ve üyelerine imzalatılmasını sağlar.

ç)  Kararları, teklif müdürlüğüne gereği yapılmak üzere sevkini yerine getirir.

d)  Tüm encümen kararlarının numara sırası verir ve arşivlemesini yapar.

e)  Encümende alınan kararları “Encümen Karar Defterine” yazar.

f)  Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine huzur hakkı için puantaj düzenler, gereği için Mali Hizmetler Müdürlüğüne gönderir.

g)  Yeni çıkan mevzuat hükümlerini takip eder, Belediye Meclisinin yürürlükteki kanun hükümlerini göre yürütülmesini sağlar.

ğ) Tüm iş ve işlemleri İçişleri Bakanlığı E-Belediye Projesi sistemini kullanarak yürütür.

h)  E-Belediye sisteminin kullanılamadığı durumlarda iş ve işlemleri ıslak imzalı olarak yürütür en kısa sürede usulüne uygun olarak programa kaydını yapar.

ı)    Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

4. Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosunun Taşınır Mallar ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:

a)   Müdürlüğün demirbaş işlemlerini yürürlükteki “Taşınır Mal Yönetmeliğine” uygun olarak takibini yapar.

b)   Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu demirbaş ve sarfiyat malzemelerinin teminini sağlar.

c)   Müdürlük tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerin gerekli satın alımlarını doğrudan temin veya ihale usulü ile yapılan işlemlerin yürütülmesinde mevzuat hükümlerine göre görev alır.

ç)   Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

 Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Kayıt Bürosu Görev, Yetki Ve Sorumlulukları MADDE 11-

1. Evrak Kayıt Bürosunun Gelen Evrak ile ilgili görevleri aşağıdaki gibidir:

a)  Belediyeye tüm kamu kurum ve kuruluşlar, özel ve tüzel kişilerden şahsen (yazılı), KEP, posta, faks, kurye, kargo, vb. yollarla gelen tüm başvuruları elektronik ortamda dokümanlaştırarak ilgili müdürlüklere elektronik olarak sevkini gerçekleştirir.

b)  Belediyenin FAKS adresi (0326 712 37 12) ve Yazı İşleri Müdürlüğü Elektronik Posta adresine ([email protected]) gelen ve kurumumuzu ilgilendiren evrakları “E-Posta ve Faks” kayıt defterine kayıt eder.

c)  Belediyeye gelen fiziksel evrakların dokümanlaştırılıp elektronik ortamdan sevkinin yapılmasına müteakip ilgili müdürlüğe ulaştırılması için “Kurum İçi Evrak Zimmet Defterine” kaydını yaparak imza karşılığı teslim eder.

ç)  Belediye Başkanlığına yapılan tebligatları alır ve tevzi eder.

d)  Belediye Başkanlığına gelen Gizli, Çok Gizli evrakları açmadan teslim alır ve Yazı İşleri Müdürüne teslim eder.

e)  Başvurucuların karşılanması ve yönlendirilmesi işlemlerini yürütür.

f)   Tüm iş ve işlemleri İçişleri Bakanlığı E-Belediye Projesi sistemini kullanarak yürütür.

g)  Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.

ğ)  Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur

h)  Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

2.  Evrak Kayıt Bürosunun Giden Evrak ile ilgili görevleri aşağıdaki gibidir:

a)  Belediyeden tüm özel ve tüzel kişilere gönderilecek yazılar ile kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilecek evrakların içeriğini kontrol eder, imza sirküleri yönetmeliği ve yazışma kurallarına göre kontrollerini ve onayını yapar.

b)  Kurum dışına gönderilecek evrakları, müdürlüklerden seçilen gidiş şekline göre (posta, kurye, vb.) müdürlük kuryesi ile postaneye ve/veya kurum ve kuruluşlara Kurum Dışı Evrak Zimmet Defterine kayıt yaparak, imza karşılığı teslim eder.

c)  Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.

ç)  Tüm iş ve işlemleri İçişleri Bakanlığı E-Belediye Projesi sistemini kullanarak yürütür.

d)  Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.

e)   Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.

  MADDE 12- Yazı İşleri Müdürlüğü Arşiv Bürosu Görev, Yetki Ve Sorumlulukları:

 1. Arşiv Bürosunun “Dörtyol Belediyesi Kurum Arşivi” ile ilgili görevleri aşağıdaki gibidir.

a)   Kurum ve Birim arşivlerine ilişkin esasları belirlemek, bunların uygulanmasını takip etmek ve denetlemek.

b)   Kurum ve kişilerin ulusal ve uluslararası haklarını belgelemek ve korumak.

c)   Kamu, özel ve yurt dışı arşivlerinde bulunan devlet, millet Hayatını ve Belde Halkını ilgilendiren belgeleri tespit ve tescil etmek, sertifikalandırmak, korumak, gerektiğinde satın alarak Kurum Arşivlerine kazandırmak, bunların tasnifini yaparak araştırmaya açmak.

ç)   Arşiv belgelerinin tahribini önleyecek tedbirleri almak, arşiv laboratuvarı kurmak veya laboratuvar hizmeti satın almak, bunların tamir, konservasyon ve restorasyonunu yapmak veya yaptırmak.

d)   Arşivlerde gerçekleştirilecek mikrofilm ve dijitalleştirme faaliyetleri ile yenilikçi tekniklerin uygulanması alanında usul ve esasları belirleyerek rehberlik yapmak ve bu alanda koordinasyonu yürütmek.

e)   Kurum Arşiv Ağını ve Kurum Arşivi Veri Merkezini oluşturmak, koordine etmek, araştırmaya açık bilgi ve belgeleri kullanıma sunmak.

f)   Kurum Arşivlerden yararlanma usul ve esasları belirleyerek arşivlere erişimi artırmak.

g)   Kâğıt ve elektronik ortamda oluşturulan arşiv belgelerinin her türlü güvenliğine ilişkin önlemlerin alınmasını sağlayacak usul ve esasları belirlemek.