Yazı İşleri Müdürlüğü
Levent KIYMACI
Dörtyol
Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık.
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk.
c) Hesap verebilirlik.
ç) Kurum içi yönetiminde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık.
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik.
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik.
f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine, sürdürebilirlik
ve temel ilkeleri.
İlke ve
esaslarına uygun hareket etmektedir.
5393 Sayılı Belediye Kanununun 49. Maddesi
hükümleri ve Bakanlar Kurulunca 22.07.2007 Tarih ve 26442 Sayılı Resmi Gazetede
yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdari Birlikleri Norm Kadro
İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar’a” uygun olarak Başkan onayı ile
oluşturulur.
Müdürlük, belediye başkanına veya görevlendireceği
başkan yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği
kişi eliyle yürütür.
T.C.
DÖRTYOL BELEDİYE BAŞKANLIĞI
Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliği
TEŞKİLAT ŞEMASI
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve Temel İlkeler
Amaç
MADDE 1- Bu Yönetmelik, Dörtyol Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğünün kuruluş amacı, faaliyet alanları, görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.
Kapsam
MADDE 2- Bu yönetmelik, Yazı İşleri Müdürlüğündeki personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.
Dayanak
MADDE 3- Bu yönetmelik; 5393 sayılı Belediye Kanununun 15 (b) ve 18 (m) maddelerine, 5216 Büyükşehir Belediye Kanunu ve 657 sayılı Devlet Memurları Kanununa ve bu kanunlara dayanak teşkil eden tüm yönetmeliklere dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 4- Bu yönetmelikte geçen;
a) Belediye : Dörtyol Belediyesini,
b) Başkanlık : Dörtyol Belediye Başkanlığını,
c) Belediye Başkanı : Dörtyol Belediye Başkanını,
ç) Başkan Yardımcısı : Yazı İşleri Müdürlüğünün bağlı bulunduğu Dörtyol Belediyesi Başkan Yardımcısını,
d) Encümen : Dörtyol Belediye Encümenini,
e) EBYS/E-Belediye : Elektronik Belge Yönetim Sistemini/ İçişleri Bakanlığı Elektronik e-Belediye Projesi,
f) KEP : Kayıtlı Elektronik Posta adresini,
g) Meclis : Dörtyol Belediye Meclisini,
ğ) Müdür : Yazı İşleri Müdürünü,
h) Müdürlük : Yazı İşleri Müdürlüğünü,
ı) Şef : Dörtyol Belediyesi Yazı İşleri Müdürlüğüne bağlı şefleri,
i) SDP : Standart Dosya Planını,
j) Yönetmelik : Yazı İşleri Müdürlüğü Görev ve Çalışma Yönetmeliğini ifade eder.
İKİNCİ BÖLÜM
Temel İlkeler, Teşkilat ve Bağlılık
Temel İlkeler
MADDE 5- (1) Dörtyol Belediye Başkanlığı Yazı İşleri Müdürlüğü tüm çalışmalarında;
a) Karar alma, uygulama ve eylemlerde şeffaflık.
b) Hizmetlerin temin ve sunumunda yerindelik ve ihtiyaca uygunluk.
c) Hesap verebilirlik.
ç) Kurum içi yönetiminde ve ilçeyi ilgilendiren kararlarda katılımcılık.
d) Uygulamalarda adalet ve hizmette eşitlik.
e) Belediye kaynaklarının kullanımında etkinlik ve verimlilik.
f) Hizmetlerde geçici çözümler ve anlık kararlar yerine, sürdürebilirlik ve temel ilkeleri.
Yazı İşleri Müdürlüğünün Teşkilat ve Personel Yapısı
MADDE 6- (1) Müdürlüklerin teşkilatlanma yapısı; 5393 Sayılı Belediye Kanununun 49. Maddesi hükümleri ve Bakanlar Kurulunca 22.07.2007 Tarih ve 26442 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Belediye ve Bağlı Kuruluşları ile Mahalli İdari Birlikleri Norm Kadro İlke ve Standartlarına İlişkin Esaslar” a uygun olarak Başkan onayı ile oluşturulur.
(2) Müdürlüğün Teşkilat yapısı aşağıdaki gibidir:
a) Yazı İşleri Şefliği
b) Kararlar Şefliği
c) Arşiv Şefliği
(3) Müdürlüğün personel yapısı aşağıdaki gibidir:
a) Müdür
b) Şef
c) Memur
d) Sözleşmeli Personel
e) İşçi ve Diğer Personeller
Bağlılık
MADDE 7- Müdürlük, Belediye Başkanına veya görevlendireceği başkan yardımcısına bağlıdır. Başkan, bu görevi bizzat veya görevlendireceği kişi eliyle yürütür.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Yazı İşleri Müdürlüğünün Görev, Yetki, Sorumluluk ve Nitelikleri
MADDE 8- (1) Müdürlüğün görevleri aşağıdaki gibidir:
a) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Meclisi ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
b) 5393 sayılı Belediye Kanununa göre Belediye Encümeni ile ilgili iş ve işlemleri yürütür.
c) Kurumun ve müdürlüğün genel evrak ve gelen-giden evrak ile ilgili işlemlerini yürütür.
ç) Kamu kurum ve kuruluşları ile gerçek ve tüzel kişilikler ya da mahkemeler tarafından görev alanına giren konular hakkında istenilen bilgileri verir, yazışmaları yapar.
d) 4734 sayılı Kanuna göre gerektiği durumlarda mal ve hizmet alımı yapar.
e) Müdürlüğün, 5018 sayılı Kanuna göre kurumun stratejik planı doğrultusunda yıllık bütçesini hazırlar.
f) Müdürlüğün, 5018 sayılı Kanuna göre tüm taşınır işlemlerini yürütür.
g) Belediyenin ulusal ve uluslararası düzeyde uyguladığı/uygulayacağı tüm kalite, çevre, iş sağlığı ve güvenliği, vatandaş memnuniyeti ve diğer iyileştirme çalışmalarına yönelik yönetim sistemleri, standartlar ve kabullerin getirdiği/getireceği politikalara uygun olarak iş ve işlemlerini yürütür.
ğ) Müdürlüğe bağlı büroların belediyenin diğer birimleriyle koordineli biçimde çalışmalarını sağlar.
h) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamına giren ve ilgili müdürlüklere havale edilen evrakların cevaplanması için takibini yapar.
i) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamına giren ve ilgili müdürlüklere havale edilen evrakların zamanında cevaplanması için takibini yapar.
ı) Kurum arşivinin yürürlükte bulunan Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhur Başkanlığı Kararnamesi (11. sayı) ile Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile yürürlükte ki mevzuat hükümlerine göre Arşiv hizmetlerini yürütür.
f) Başkan tarafından verilen Başkanlık Makamı yazışmaları ile verdiği diğer görevleri yapar, yaptırır.
(2) Müdürlük, bunlar dışında, mevzuatın öngördüğü diğer görevleri ile başkanlıkça verilen görevleri mevzuat çerçevesinde gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekle sorumludur.
Müdürlüğün Yetkileri
MADDE 9- Müdürlük, bu yönetmelikte sayılan görevleri ve 5393 sayılı Kanuna dayanarak belediye başkanınca kendisine verilen görevleri kanunlar çerçevesinde yapmaya, yaptırmaya yetkilidir.
Müdürlüğün Sorumluluğu
MADDE 10- (1) Müdürlük, belediye başkanınca verilen ve bu yönetmelikte tarif edilen görevler ile ilgili mevzuatta belirtilen görevleri gereken özen ve çabuklukla yapmak ve yürütmekte sorumludur.
(2) Müdürlük, belediyenin stratejik planında ön gördüğü misyon, vizyon ve ilkeleri doğrultusunda hizmetlerini yerine getirmekle sorumludur.
Yazı İşleri Şefliğinin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 11- (1) Yazı İşleri Şefliğinin Kalem işleri ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) Müdürlük ile ilgili yıllık bütçeyi hazırlayarak müdürlük makamına sunar.
b) Müdürlüğün idari yazışmalarını takip eder.
c) Müdürlük tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerin gerekli satın alımlarını doğrudan temin veya ihale usulü ile yapar. İhale işlerinin hak ediş ve kesin hesap işlemlerini yürütür.
ç) Proje raporlamalarında finansal veri ve dokümanların oluşmasına destek verir.
d) Müdürlüğün stratejik planı, performans programı ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını koordine eder.
e) 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu kapsamına giren ve ilgili müdürlüklere havale edilen evrakların E-Belediye Sisteminden kontrolünü yapar, “Bilgi Edinme Takip Defterine” kaydını yapar, zamanında ilgili kurum, kuruluş ile özel ve tüzel kişilere cevap verilmesi hususunda müdürlükleri çalıştırır, takibini yapar.
f) 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamına giren ve ilgili müdürlüklere havale edilen evrakların E-Belediye Sisteminden kontrolünü yapar, “ Dilekçe Takip Defterine ” kaydını yapar, zamanında ilgili kurum, kuruluş ile özel ve tüzel kişilere cevap verilmesi hususunda müdürlükleri çalıştırır, takibini yapar.
g) Müdürlüğün demirbaş işlemlerini yürürlükteki “Taşınır Mal Yönetmeliğine” uygun olarak takibini yapar.
ğ) Müdürlüğün ihtiyaç duyduğu demirbaş ve sarfiyat malzemelerinin teminini sağlar.
h) Müdürlük tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerin gerekli satın alımlarını doğrudan temin veya ihale usulü ile yapılan işlemlerin yürütülmesinde mevzuat hükümlerine göre görevalır.
ı) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
(2)Yazı İşleri Şefliğinin Gelen Evrak Kayıt ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:
a) Belediyeye tüm kamu kurum ve kuruluşlar, özel ve tüzel kişilerden şahsen (yazılı), KEP, posta, faks, kurye, kargo, vb. yollarla gelen tüm başvuruları elektronik ortamda doküman aştırarak ilgili müdürlüklere elektronik olarak sevkini gerçekleştirir.
b) Belediyenin FAKS adresi (0326 712 37 12) ve Yazı İşleri Müdürlüğü Elektronik Posta adresine ([email protected]) gelen ve kurumumuzu ilgilendiren evrakları “E-Posta ve Faks” kayıt defterine kayıt eder.
c) Belediyeye gelen fiziksel evrakların doküman aştırılıp elektronik ortamdan sevkinin yapılmasına müteakip ilgili müdürlüğe ulaştırılması için “Kurum İçi Evrak Zimmet Defterine” kaydını yaparak imza karşılığı teslim eder.
ç) Belediye Başkanlığına yapılan tebligatları alır ve tevzi eder.
d) Belediye Başkanlığına gelen Gizli, Çok Gizli evrakları açmadan teslim alır ve Yazı İşleri Müdürüne teslim eder. Müdürün talimatı doğrultusunda e-belediye sisteminden kaydını yapar. Gizli Evrak Zimmet Defterine kaydını yaparak ilgili birime teslim eder.
e) Başvurucuların karşılanması ve yönlendirilmesi işlemlerini yürütür.
f) Tüm iş ve işlemleri İçişleri Bakanlığı E-Belediye Projesi sistemini kullanarak yürütür.
g) Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.
ğ) Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur
h) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
(3).Yazı İşleri Şefliğinin Giden Evrak Kayıt ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) Belediyeden tüm özel ve tüzel kişilere gönderilecek yazılar ile kamu kurum ve kuruluşlarına gönderilecek evrakların içeriğini kontrol eder, imza sirküleri yönetmeliği ve yazışma kurallarına göre kontrollerini ve onayını yapar.
b) Kurum dışına gönderilecek evrakları, müdürlüklerden seçilen gidiş şekline göre (posta, kurye, vb.) müdürlük kuryesi ile postaneye ve/veya kurum ve kuruluşlara Kurum Dışı Evrak Zimmet Defterine kayıt yaparak, imza karşılığı teslim eder.
c) Görev ve çalışmaların yürütülmesinde ve her türlü evrakın kaybından Müdürlüğe karşı sorumludur.
ç) Tüm iş ve işlemleri İçişleri Bakanlığı E-Belediye Projesi sistemini kullanarak yürütür.
d) Yazı İşleri Müdürünün kendilerine tevdi ettiği görevleri tam ve noksansız olarak zamanında yapmakla sorumludur.
e) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
(4).Yazı İşleri Şefliğinin Cumhur Başkanlığı İletişim Merkezinden (CİMER) ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a)Cumhur Başkanlığı İletişim Merkezinden (CİMER) gelen evrakları sistemden teslim alır. Belediyeyi ilgilendirmeyen yazıları iade eder.
b) Evrak Yazı İşleri Müdürlüğünü ilgilendiriyorsa cevaplandırır.
c) Teslim alınan evrakları ilgili birime gönderir veya yetkilendirdiği personel ile ilgili kişi veya birime gönderilmesini sağlar.
d) Evrakların takip ederek ilgili birimlerce işlemlerinin zamanında bitirilmesini ve cevap yazılmasını sağlar.
Kararlar Şefliğinin görev, yetki ve sorumlulukları
MADDE 12 – (1) Meclis toplantıları ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir;
a) 5393 sayılı yasada belirtilen günlerde meclisin toplantı yapmasını koordine eder.
b) Belediye Meclisine Başkanlık Makamından havaleli gelen teklifler doğrultusunda meclis gündemini oluşturur ve elektronik ortamda kayda alır ve ilgili meclis üyelerine elektronik ortamda ( Whatsapp, e-mail vb.) veya posta ve zimmet şeklinde gönderimini sağlar.
c) Meclis gündeminin oluşturulmasından sonra Belediye İnternet Sitesinde yayınlatır, hoparlör ile halka ilan ettirilerek duyurulmasını sağlar.
ç) Basın Yayın birimi tarafından meclis oturumlarının kamera, video vb. ile kayıt altına aldırır, kayıt altına alınan meclis oturumlarının CD, Harici Bellek vb. ile saklanılmasını sağlar.
d) Görüşülüp kabul edilen tekliflerin kararlarını yazar, komisyona havale edilenleri ise bir üst yazı ile Komisyonun toplanması için ilgili birime gönderir.
e) Komisyon tarafından hazırlanan raporları gündeme ekleyerek belediye meclisine sunulması işlemlerini yapar.
f) Karara bağlanan tekliflerin, kararlarını yazıp Başkan ve divan kâtibi üyelerine imzalatılmasına müteakiben yasal süresi içinde mülki idare amire gönderilmesini sağlar.
g) Kesinleşen meclis kararlarını internet ortamında yayımlayarak, kamuoyunun bilgilenmesini sağlar.
ğ) Kararların bir suretinin ilgili birimine ve ilgili birimlere sevkini yapar, bir suretinin de birim arşivinde saklanmasını sağlar.
h) Belediye meclis üyelerine, gerek meclis, gerekse ihtisas komisyonu toplantılarına katıldıkları her gün için huzur hakkı puantajı hazırlatır ve gereği için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderilmesini sağlar.
ı) Yeni çıkan mevzuat hükümlerini takip eder, Belediye Meclisinin yürürlükteki kanun hükümlerini göre yürütülmesini sağlar.
i) Tüm iş ve işlemleri İçişleri Bakanlığı E-Belediye Projesi sistemini kullanarak yürütür.
j) E-Belediye sisteminin kullanılamadığı durumlarda iş ve işlemleri ıslak imzalı olarak yürütür en kısa sürede usulüne uygun olarak programa kaydını yapar.
k) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
(2) Encümen toplantıları ile ilgili görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:
a) 5393 Sayılı Yasa kapsamında, Encümenin tespit olunan günlerde toplanmasını koordine eder ve bunla ilgili yazışmaların takibini yapar.
b) Başkanlık Makamından Encümende görüşülmek üzere havale edilen dosyaları kayda alır.
c) E-Belediye sisteminin kullanılamadığı durumlarda iş ve işlemleri ıslak imzalı olarak yürütür en kısa sürede usulüne uygun olarak programa kaydını yapar.
ç) Encümence alınan kararların Encümen Başkanı ve üyelerine imzalatılmasını sağlar.
d) Kararları, teklif müdürlüğüne ve-veya ilgili müdürlüklere gereği yapılmak üzere sevkini yerine getirir.
e) Tüm encümen kararlarının numara sırası verir ve arşivlemesini yapar.
f) Encümen toplantısına katılan encümen başkanı ve üyelerine huzur hakkı için puantaj düzenler, gereği için İnsan Kaynakları ve Eğitim Müdürlüğüne gönderir.
g) Yeni çıkan mevzuat hükümlerini takip eder, Belediye Meclisinin yürürlükteki kanun hükümlerini göre yürütülmesini sağlar.
ğ) Tüm iş ve işlemleri İçişleri Bakanlığı E-Belediye Projesi sistemini kullanarak yürütür.
h) E-Belediye sisteminin kullanılamadığı durumlarda iş ve işlemleri ıslak imzalı olarak yürütür en kısa sürede usulüne uygun olarak programa kaydını yapar.
ı) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
Arşiv Şefliğinin Görev, Yetki Ve Sorumlulukları:
MADDE 13 – (1) Arşiv Şefliğinin “Dörtyol Belediyesi Kurum Arşivi” ile ilgili görevleri aşağıdaki gibidir;
a) Kurum ve Birim arşivlerine ilişkin esasları belirlemek, bunların uygulanmasını takip etmek ve denetlemek.
b) Kurum ve kişilerin ulusal ve uluslararası haklarını belgelemek ve korumak.
c) Kamu, özel ve yurt dışı arşivlerinde bulunan devlet, millet hayatını ve belde halkını ilgilendiren belgeleri tespit ve tescil etmek, sertifikalandırmak, korumak, gerektiğinde satın alarak Kurum Arşivlerine kazandırmak, bunların tasnifini yaparak araştırmaya açmak.
ç) Arşiv belgelerinin tahribini önleyecek tedbirleri almak, arşiv laboratuvarı kurmak veya laboratuvar hizmeti satın almak, bunların tamir, konservasyon ve restorasyonunu yapmak veya yaptırmak.
d) Arşivlerde gerçekleştirilecek mikrofilm ve dijitalleştirme faaliyetleri ile yenilikçi tekniklerin uygulanması alanında usul ve esasları belirleyerek rehberlik yapmak ve bu alanda koordinasyonu yürütmek.
e) Kurum Arşiv Ağını ve Kurum Arşivi Veri Merkezini oluşturmak, koordine etmek, araştırmaya açık bilgi ve belgeleri kullanıma sunmak.
f) Kurum Arşivlerden yararlanma usul ve esasları belirleyerek arşivlere erişimi artırmak.
g) Kâğıt ve elektronik ortamda oluşturulan arşiv belgelerinin her türlü güvenliğine ilişkin önlemlerin alınmasını sağlayacak usul ve esasları belirlemek.
ğ) Belge yönetimi ve arşivcilik alanında araştırma yapmak veya yaptırmak, rehberlik, eğitim ve sertifikasyon hizmetlerini sunmak, yerli, yabancı kuruluşlar ve üniversitelerle işbirliği yapmak.
h) Tarihî ve kültürel değeri olan arşiv belgelerini tanıtmak, yayın yapmak veya yaptırmak, arşiv müzesi kurmak, yurt içinde ve yurt dışında sergiler açmak.
ı)Müdürlükler tarafından kayıt kapsamına alınan ve zimmet karşılığı teslim alınan arşiv malzemelerini tasniflemek, saklamak ve kayıtlarını tutmak.
i) Arşiv malzemelerini her türlü zararlı etki ve unsurlardan (yangın, hırsızlık, nem, su baskını, toz, her türlü hayvan ve haşaratın tahribatı vb.) korumak için gerekli önlemleri almak, emniyet tedbirlerini uygulamak.
j) Arşiv malzemelerine ulaşılmasını kolaylaştırmak için listelerini tutmak ve yönetmeliklere uygun olarak dosyalamak.
k) Kullanılmasına ve muhafazasına lüzum görülmeyen arşiv malzemelerini ayıklama ve imha işlemlerini yapmak ayrıca komisyonunda görev almak.
l) Belediye Meclisince alınan fiyat tarifeleri hakkındaki (kıymetli evrak, evrak nüshası, evrak tarama vb.) “Meclis Kararlarını” uygulamak.
m) Müdürlüklerin talebi doğrultusunda istenilen evrakların suretlerini Kurum İçi Evrak Zimmet Defteri ile imza karşılığı teslim edip, tekrardan teslim almak.
n) Kamu Kurum ve Kuruluşlar ile Gerçek ve Tüzel Kişilerce istenilen evrakların suretlerini Kurum Dışı Evrak Zimmet Defteri ile imza karşılığı teslim edip, tekrardan teslim almak.
o) Kamu Kurum ve Kuruluşları ile Gerçek ve Tüzel Kişilerin talepleri doğrultusunda istenilen evrakların suretlerini usulüne uygun olarak “Kurum Dışı Evrak Zimmet Defteri” ile imza karşılığı teslim edip, tekrardan teslim almak.
ö) Kamu Kurum ve Kuruluşlar tarafından talep edilen evrakların mevzuat hükümlerine göre gereğini yapmak.
p) Kurum arşivinin yürürlükte bulunan Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhur Başkanlığı Kararnamesi (11. sayı) ile Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile yürürlükte ki mevzuat hükümlerine göre yürütmek.
r)Arşiv belgesi vasfını kazanmış belgelerin aslı hiç bir sebep ve suretle, arşivlerden veya bulundukları yerlerden dışarıya vermez. Ancak Devlete, gerçek ve tüzel kişilere ait bir hizmetin görülmesi, bir hakkın korunması ve ispatı gerektiğinde usulüne göre örnekler verilebilir. Yahut mahkemelerce tayin edilecek bilirkişiler veya ilgili dairelerince görevlendirilecek yetkililerce yerinde incelenebilir.
s) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
(2) Arşiv Şefliğinin Birim Arşivi ile ilgili görevleri aşağıdaki gibidir.
a) Yazı işlerine ait olan ve arşiv statüsü kazanan tüm evrakları tasniflemek, saklamak ve kayıtlarını tutar.
b) Tüm Meclis Kararlarını taratmak, bilgisayar ortamında kayıt altına almak ve ulaşılabilir bir durumda bulundurur.
c) Tüm Encümen Kararlarını taratmak, Bilgisayar ortamında kayıt altına almak ve ulaşılabilir bir durumda bulundurur.
ç) Yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği defterler ve dosyaların Birim Arşivinde muhafazasını sağlar.
d) Yürürlükteki defterlerin dijital olarak bilgisayar ortamında tutulması halinde ilgili personel tarafından dijital yedekleme sistemi ile birlikte her sayfasının birer örneği yazılı olarak çıktı alınıp gerekli mühür, onay ve imza işlemlerinden sonra dosyalanıp birim arşivinde muhafaza eder.
e) Birim arşivinin yürürlükte bulunan Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhur Başkanlığı Kararnamesi (11. sayı) ile Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile yürürlükte ki mevzuat hükümlerine göre yürütür.
f) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
Müdürün Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 14- (1) Müdürün görevleri aşağıdaki gibidir;
a) Müdür, 8, 9 ve 10’uncu maddelerde belirtilen görev, yetki ve sorumlulukların yerine getirilmesini sağlamakla yükümlü olup, başkanlık makamı ile başkanın görevlendirdiği başkan yardımcısına karşı sorumludur.
b) Müdürlüğü temsil eder.
c) Müdürlüğün yönetiminde tam yetkili kişidir. Müdürlüğün her türlü çalışmalarını düzenler.
ç) Müdürlüğün tahakkuk amiri, harcama yetkilisi ve müdürlük personelinin amiridir.
d) Müdürlüğü ile diğer müdürlükler arasında koordinasyonu sağlar.
e) Yasalarla verilen her türlü ek görevi yapar.
f) Personeli arasında yazılı veya sözlü görev dağılımı yapar.
g) Müdürlüğün çalışma usul ve esaslarını belirleyip, programlayarak, çalışmaların bu programlar doğrultusunda yürütülmesini sağlar.
ğ) Müdürlüğün stratejik plan, performans programı ve yıllık faaliyet raporunun hazırlanmasını sağlar.
h) Müdürlüğün yıllık bütçesinin hazırlanmasını sağlar.
(2) Müdürün yetkileri aşağıdaki gibidir;
a) Müdürlüğün işlevlerine ilişkin görevlerin, başkanlık makamınca uygun görülen programlar gereğince yürütülmesi için gereken kararları ve tedbirleri almak ve uygulatmak.
b) Müdürlüğün işlevlerinin yürütülmesinde ihtiyaç duyulan yeni tedbirlerin ve yetkilerin alınması için Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak.
c) Müdürlük ile ilgili yazışmalarda 1’inci derece imza yetkisi.
ç) Müdürlük emrinde görev yapan personele, ilgili yönetmelik çerçevesinde ödül ve takdirname, yer değiştirme gibi personel işlemleri için bağlı bulunduğu başkan yardımcısı ile Başkanlık Makamına önerilerde bulunmak.
d) Disiplin amiri olarak personeline, mevzuatta öngörülen disiplin cezalarını verme yetkisi.
e) Müdürlüğüne bağlı kadro görevlerinin yerine getirilmesinde süreli ve ani denetlemeler yapma, karşılaştığı aksaklıkları gidermek.
f) Sorumlu olduğu tüm personelin yıllık, mazeret, hastalık, doğum, ücretsiz, vb. izin kullanış zamanlarını planlamak ve kullanılmasını sağlamak.
g) Geçici süre görevde bulunamayacağı dönemlerde, müdürlüğe tayin şartlarını haiz olan personelden birini müdürlüğe vekâlet etmek üzere belirlemek ve Başkanlık Makamına onaya sunmak.
ğ) Birimdeki tüm görevlilerin işlevleri itibariyle görev dağılımını yapmak.
h) Müdürlüğünün faaliyet alanına giren konularda ilgili kişi, birim ve kuruluşlarla istişare yapmak.
ı) Belediye’ ye gelen evraklara “Belediye Başkanının Yerine” havale açıklaması, konuya ilişkin ilgili birimlere talimat verilmesi, gereği yapılmayan, geciktirilen veya yanlış yapılan işlemlerle ilgili olarak ilgili müdürlüklere tekit yazılması, düzeltme talimatı verilmesi ve diğer tüm koordinasyon işlemlerinin yürütülmesi işlemlerini yapar.
i) 5393 Sayılı Belediye Kanunu kapsamında, Belediye Başkanınca Encümen Üyesi olarak Atanma/Seçilme durumunda Encümen üyeliği görevlerini ilgili mevzuat hükümleri kapsamında yürütür/yürüttürür.
j) Kuruma gelen Gizli, Çok Gizli evrakları teslim alır/aldırır, Gizli evrak Kayıt Defterine kayıt eder/ettirir, E-Belediye sisteminden usulünce kayıt numarası alır/aldırır, Gizli Evrak Zimmet Defteri ile ilgilisine imza karşılığı teslim eder/ettirir.
k) Belediye Başkanının verdiği mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
(3) Müdürün Sorumluluğu aşağıdaki gibidir;
Müdür, 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
Şefin Görev, Yetki ve Sorumluluk ve Nitelikleri
MADDE 15- (1) Şefin görev ve yetkileri aşağıdaki gibidir;
a) Şef bilgili, tecrübeli ve başarılı memur personeller arasından müdürün teklifi ve Başkanlık Makamı onayı ile atama veya görevlendirme suretiyle belirlenir.
b) Şefin mazereti nedeniyle görevinden ayrı kaldığı süre içerisinde şeflik görevi diğer şeflerden biri veya müdürlükteki uygun personellerden biri tarafından vekâleten yürütülür.
c) 11, 12 ve 13 ’üncü maddelerde belirtilen bürolardaki görevlerin yerine getirilmesi adına müdürün gözetiminde gerekli çalışmaları yürütür.
ç) Şefliğinden ayrılacak veya görev yeri değişecek olan personelin, zimmetinde bulunan iş ve evrakları müşterek bir zabıt ile teslimini sağlar.
d) Birim çalışanlarının ödenek, tazminat, masraf, yolluk ve diğer mali haklar ve izin işlemlerinin ilgili birimler ile eşgüdüm içerisinde yürütülmesini sağlar
e) Birim Müdürüne bağlı olarak çalışır, kendine bağlı olan personellerin tüm iş ve işlemleri ile disiplinlerinden, Müdürlük işlerinin yürürlükteki mevzuat çerçevesinde yerine getirilmesinden, izinli veya raporlu olan diğer birim şeflerinin işlerini de yürütmekten müdürüne karşı sorumludur.
f) İşlerini plan ve programa bağlayarak iyi bir şekilde yapılmasını ve vaktinde bitirilmesini sağlar.
g) Personelin devamı ve mesai durumlarını kontrol eder, aksaklık varsa Müdürüne bildirir
ğ) Personelin durumunu takip ve kontrol ederek denetim altında bulundurur.
h) Üst makamlardan birime gelen emir, talimat ve yönerge vb. duyuruları personele imza karşılığı tebliğ ederek dosyalanmasını sağlar.
ı) Görevi gereği kendine havale edilen işleri mevzuat esaslarına göre yapar veya yaptırır.
i) Resmi yazıları hazırlar ve genelge esaslarına göre tanzim ederek veya ettirerek işleme koyar.
j) Şefliğine gelen evrakın gereği için ilgili personele talimat vererek yaptırır, takip eder ve evrakın gerekli sürede çıkışını sağlar
k) Bulunduğu birimin memurları tarafından hazırlanan yazı ve dosyaları içerik ve biçim yönünden inceleyerek gerekli düzeltmelerin yapılmasını sağlar
l) Müdürün talepleri doğrultusunda incelenen evrakların ilgili alt birimlere gereğinin yapılması için dağıtımını sağlar.
m) Bulunduğu birimin Müdürü tarafından yazılması talep edilen yazıların kurallara uygun olarak kısa sürede yazılmasını sağlar.
n) Bulunduğu birime gelen ve dosyalanması gereken evrakı, kayıt işleminden sonra sınıflandırarak konularına göre dosyalanmasını, bulunduğu birimden havale edilerek çıkan evrakın kayıt edilerek dağıtımının yapılmasını sağlar.
o) Birimindeki memurların devam ve çalışmalarını izler, işlerin zamanında sonuçlandırılmasını sağlar
ö) Gelen, giden yazıları, şikâyetlerle ilgili bilgileri ve saklanması gerekli diğer belgelerin dosyalanmasını sağlar.
p) Evrak dosyalarında bulunan numara, tarih, gideceği yer, imza ve benzeri eksiklikleri inceleyerek gerekli önlemleri alır
r) Tamamlanmış olan evrak ve dosyaları ilgililere dağıtarak kontrollerini yaptırır ve sevk memurlarına verilmesini sağlar
s) İşlemi bitmemiş evrakı ilgili memuru ile birlikte izleyerek sonuçlandırır
ş) Gelen ve giden evrakın kayıt, çoğaltma, dağıtım, dosyalama, sevk ve arşivleme hizmetlerini izler ve yapılmasını sağlar
t) Gizliliği olan evrak, dosya ve diğer bilgiler için mevzuata uygun önlemleri alır
u) Yılsonu itibariyle saklanması, yok edilmesi ve arşive gönderilmesi gereken evrakın belirlenerek söz konusu işlemlerin yerine getirilmesini sağlar.
ü) İş yerinin emniyetini sağlayıcı tedbirler alır veya aldırır.
v) Birimin gereksinimi olan her türlü kırtasiye malzemelerinin alınmasını, faks, fotokopi makinesi, bilgisayar v.b. demirbaşın korunmasını ve bakımlarının yapılmasını, bunlara ait kayıtların Müdürlükteki ilgili personelce tutulmasını sağlar.
y) Şef, birimine ait tüm iş ve işlemlerden müdürüne karşı sorumludur
z) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
(2) Şefin Sorumluluğu aşağıdaki gibidir:
1) Şef; 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
(3) Şefin nitelikleri şunlardır;
1) Şef kadrosuna atanabilmesi için; 657 sayılı DMK’ un ve Görevde Yükselme Yönetmeliği ile yürürlükteki diğer ilgili mevzuatta belirtilen şartları taşımak.
Personelin Görev, Yetki ve Sorumlulukları
MADDE 16- Memur, Sözleşmeli ve Diğer Birim Personelinin Görev Yetki, Sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
(1) Memur Personelin görev, yetki ve sorumlulukları aşağıdaki gibidir:
a) Personel, bu Yönetmelikte belirtilen iş ve işlemleri mevzuat çerçevesinde, emir ve talimatlar doğrultusunda gereken özen ve sürati göstererek yapar.
b) Personel görevlerini yaparken mevzuatın tanımış olduğu tüm yetkileri kullanır.
c) Personel iş ve işlemlerden amirlerine karşı hiyerarşik olarak sorumludur.
ç) Personel, görev tanımında yer almayan ancak amirleri tarafından göreviyle alakalı verilecek diğer görevleri de yerine getirir.
d) Müdürlüğün faaliyet alanına giren görevleri en kısa zamanda ve tam olarak yerine getirir.
e) Beceri ve mesleki bilgi açısından kendini geliştirir, bu amaçlı etkinliklere istekli olarak katılır.
f) Bulunduğu pozisyonun gerektirdiği vasıfları kazanmak için gerekli çabayı ortaya koyar.
g) İş bölüşümü esasları dâhilinde, eş düzey ve diğer pozisyonlarla koordinasyon içerisinde çalışır.
ğ) Verilen işi öngörülen bütçe sınırları içerisinde kalarak en az maliyetle yerine getirir.
h) Kendisinin verimli ve etkin çalışmasına yardım edecek bütün konularda bilgisini devamlı artırır.
ı) Faaliyeti için amirince talep edilen veya faydalı gördüğü bütün raporları eksiksiz hazırlar.
i)Verilen direktife uygun iş ve işlemleri gerçekleştirir.
j) Yaptığı işle ilgili evrak ve bilgileri sürekli kontrol eder.
k) Tetkik işlerini, göreve gidecekleri yerleri ve yaptıkları, yapacakları işleri gizli tutar. Bu konuda yetkili ve ilgililerden başkasına açıklamada bulunmaz.
l) Irk, sınıf ve unvan farkı gözetmeden her vatandaşa eşit davranır.
m) Herhangi bir nedenle görevlerinden ayrılan personel; korumak ve saklamakla görevli evrakı kendisinden sonra göreve başlayan personele devretmedikçe görevinden ayrılamaz.
n) Müdürlüğü ilgilendiren çeşitli hizmetlerin uyumlu ve düzenle yürütülmesi, personel arasındaki düzenin sağlanması için herkes, gayret ve çaba gösterir. Olumsuz bir durumda konu müdüre yansıtılır. Müdür bu konuda gerekli önlemleri alır.
o) Belediye hizmetlerinde; hesap verebilirlik ilkesine uygun hareket edilir, uygulamalarda adaletli olmaya, kaynakların kullanımında etkili ve verimli olmaya çalışılır.
ö) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
p)Personel; 657 sayılı Kanun ve diğer belediye mevzuatının, kendisine yüklediği görev ve yetkilerin yerinde ve zamanında kullanılmasından sorumludur.
(2) Sözleşmeli Personelinin Görev Yetki ve Sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a)Müdürlükte çalışan sözleşmeli personeller; 657 sayılı Kanun kapsamında çalışan memur personellerin (15.Maddenin 1.M.) yüklediği görev, yetki ve sorumluluk kapsamında ve 5393 sayılı Belediye Kanununun 49. Maddesinde belirtilen norm kadro ilke ve standartlarınca belirtilen yükümlülükler çerçevesinde çalışır ve istihdam edilirler.
b)Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü diğer görevleri yapar.
(3) Vekil ve Geçici Personelinin Görev Yetki ve Sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) Müdürlüğe; vekil veya geçici görevlendirme ile gelen tüm personel görevlendirildiği büronun çalışma esas ve usulleri ile çalıştığı norm kadrodaki personellerin görev, yetki ve sorumlulukları kapsamında çalışır.
b) Müdürlükçe verilen ve mevzuattın ön gördüğü diğer görevleri yapar.
(4) İşçi ve Diğer Personellerin Görev Yetki ve Sorumlulukları aşağıdaki gibidir.
a) 4857 sayılı İş Kanunu ve 696 Sayılı Kanun Hükmünde Kararname (KHK) kapsamında çalışan ve diğer tüm işçiler, belirtilen kanunlar ve yürürlükte bulunan iş kanunu ve sözleşmeleri kapsamında kendilerine verilen tüm görevleri yerine getirmekle yükümlüdürler.
b) Müdürlükçe verilen ve mevzuatın öngördüğü tüm görevleri yapar.
(5) Taşınır Mal Ve Kontrol Görevlisi Mutemet Ve Ayniyat Demirbaş Memurunun Görev, Yetki, Sorumluluk Ve Nitelikleri:
a) Memurlar arasından müdür tarafından, yazı işleri şefine bağlı olarak ve yazı işleri şefinin teklifi ve müdürün onayı ile görevlendirilir.
b) Müdürlük ile ilgili yıllık bütçeyi düzenlemek,
c) Gerektiğinde acil ödemeler için avans çekmek ve işlem sonucu ile fatura ve benzeri belgeleri Mali Hizmetler Müdürlüğü’ne göndererek avans kapama işlemlerini yürütmek.
ç) Demirbaş eşya, ayniyat işleri, devir teslim ve imha işleri ilgili defter ve kayıt cetvellerini düzenli bir şekilde tutup muhafaza etmek. Hurdaya ayrılan, terkini veya sarfı gereken malzeme var ise; takip ve terkin işlemlerini yapmak.
d) Taşınır mal ve kontrol görevlisi, maaş ve harcırah mutemetliği yanında, sağlık, tedavi ve ödenek işlemleri, ihtiyaç duyulan her türlü malzemenin araç, gerecin alımından, onarımından ve muhafaza edilmesinden de amirlerine ve müdürüne karşı sorumludur.
e) Taşınır mal ve kontrol görevlisi, müdür veya şefin kendisine tevdi ettiği diğer görevleri yürürlükteki mevzuat hükümleri çerçevesinde tam ve eksiksiz olarak ve zamanında yapmaktan sorumludur.
f) Taşınır mal ve kontrol görevlisi mutemet ve ayniyat demirbaş memurunun nitelikleri; 657 Sayılı DMK’na tabi ve yürürlükteki diğer ilgili mevzuat hükümlerinde belirtilen niteliklere sahip olmak.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
İşbirliği Ve Koordinasyon:
MADDE -17- Müdürlüğün Birimleri Arasında İşbirliği aşağıdaki şekildedir;
a) Müdürlük dâhilinde çalışanlar arasındaki işbirliği ve koordinasyon, Müdür tarafından sağlanır.
b) Müdürlüğe gelen tüm evraklar, toplanıp konularına göre ayrıştırılıp dosyalandıktan sonra müdüre iletilir.
c) Müdür, evrakları gereği için ilgili personele tevdi eder. İşlemlerin takibini ve sonuçlandırılmasını sağlar.
ç) Bu Yönetmelikte adı geçen görevlilerin, her hangi bir nedenle görevlerinden ayrılmaları durumunda görevleri gereği yanlarında bulunan her türlü dosya, yazı ve belgeler ile zimmeti altında bulunan eşyaları, bir çizelgeye bağlı olarak yeni görevliye devir teslimini yapmaları zorunludur.
d) Devir-Teslim yapılmadan görevden ayrılma işlemleri yapılmaz.
Diğer Müdürlük, Kurum Ve Kuruluşlarla Koordinasyon
MADDE -18 - Diğer Müdürlük, Kurum Ve Kuruluşlarla Koordinasyon aşağıdaki gidibir;
a) Müdürlükler arası yazışmalar Müdürün imzası ile yürütülür.
b) Kurum dışı özel ve tüzel kişiler, Valilik, Kamu Kurum ve Kuruluşları ile diğer şahıslara gönderilen yazışmalar; Belediye Başkanının veya başkan adına yetki verdiği ve “ İmza Yetkileri Yönergesi ’ne “ göre gönderilir.
c) Yapılan işlemler ile ilgili olarak yürürlükteki mevzuat dayanak olmak üzere Hukuk İşleri Müdürlüğü ile Valilik ve diğer ilgili kurum ve kuruluşlardan görüş alınabilir.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Görev ve Hizmetlerin İcrası
Görevin Alınması
MADDE 19- Müdürlüğün tüm personeline verilen belgeler, dosyalar ve tüm işler elektronik ve/veya fiziksel ortamda kaydedilerek ilgilisine verilir.
Görevin Planlanması
MADDE 20- Müdürlükteki iş ve işlemler müdür tarafından düzenlenen plan dâhilinde yürütülür.
Görevin Yürütülmesi
MADDE 21- Müdürlükte görevli tüm personel, kendilerine verilen görevleri yasa ve yönetmelikler doğrultusunda gereken özen ve süratle yapmak zorundadır.
ALTINCI BÖLÜM
Evraklarla İlgili İşlemler, Arşivleme ve Defterler
Gelen - Giden Evrakla İlgili Yapılacak İşlemler
MADDE 22- (1) Müdürlüğe gelen evraklarla ilgili yapılacak işlemler aşağıdaki gibidir;
a) Müdürlüğe; dilekçe, faks, posta, kurye, Yazı İşleri Müdürlüğü e-Posta adresi([email protected]) ve Dörtyol Belediyesi Kurumsal e-posta adresine ([email protected]) gelen başvurular İçişleri Bakanlığı E-Belediye Programı sistemine aktarılır, konusuna göre dilekçe, tebligat, bilgi edinme vs. şeklinde kaydedilerek dökümanlaştırılır.
b) Müdürlüğe teslim edilen dilekçeler 3071 sayılı Dilekçe Kanununa uygun, ıslak imzalı olarak kayıt altına alınır, aksi halde işleme konulmaz.
c) E-Belediye Sistemine kayıt edilen veya aktarılarak dökümanlaştırılan evraklar ilgili müdürlüklere e-belediye programından elektronik ortamda sevk edilir.
ç) E-Belediye sistemine kayıt edilen ve müdürlüğümüze fiziki olarak gelen evraklar sistemden gönderilmesine müteakip ayrıca zimmet defterine kaydedilerek imza karşılığı müdür veya evrak almaya yetkili personele teslim edilir.
d) Müdürlüğe gelen tüm evrakların işlemleri Evrak Kayıt Bürosu personelince veya Müdürün yetkilendirdiği/görevlendirdiği personel eliyle yürütülür, müdürün onayı olmayan hiçbir evrak işleme alınmaz ve havale/sevk işlemi gerçekleştirilmez.
e) İşlemi tamamlanan evraklar İçişleri Bakanlığı E-Belediye Programı içerisinde otomatik olarak saklanır ve arşivlenir. Ayrıca bir arşiv kaydı oluşturulmaz.
(2) Müdürlükten giden evraklarla ilgili yapılacak işlemler aşağıdaki gibidir;
a) İşleme alınan evraklarla ilgili tüm iş akışları İçişleri Bakanlığı E-Belediye Programı sistemi üzerinden çözümlenir. Süreçte elektronik ve/veya mobil imzalar kullanılır.
b) Kurumumuz tarafından hazırlanan evraklarda, yürürlükteki Resmî Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik dikkate alınır.
c) Kurumca hazırlanan tüm evraklar en son Yazı İşleri Müdürü veya yetkilendirdiği personel tarafından kontrolü yapılarak onayı verilir ve ilgili adrese gönderilmesi sağlanır.
ç) Kurum içi yapılan yazışmalarda müdürlükler arası giden evrak E-Belediye Programından elektronik ortamda gönderilir.
d) Kurum dışı giden evraklar E-Belediye Sisteminden hazırlanır ilgili kuruma KEP üzerinden gönderilir.
e) Kurum dışına giden evraklar; posta, kurye, vb. yöntemlerle fiziki olarak gönderilmesi gerekiyorsa, evrakı gönderecek müdürlük tarafından hazırlanır, usulünce zarflaması yapılır, evrak çıkışını sağlayan birime teslimi yapılır.
f) E-Belediye Programı üzerinden hazırlanan ve ayrıca postaya verilen tüm evraklar, postaya teslim edilmesine müteakip ayrıca sistemden düşümü yapılması sağlanır.
g) E-Belediye sistemi üzerinden hazırlanan ve vatandaşa elden teslim edilen evraklar ile ilgili olarak, evrakı hazırlayan ve şahsa teslim eden personel tarafından Evrak Kayıt birimine bilgi verilir ve düşümünün yapılması sağlanır.
Arşivleme ve Dosyalama İşlemleri
MADDE 23- Belediye içerisinde fiziksel ve elektronik arşivleme ile ilgili yapılacak işlemler aşağıdaki gibidir;
a) Belediyeye dışarıdan gelen evraklar, tarama biriminde standartlara uygun olarak taranıp akıllandırılarak E-Belediye programına elektronik arşivine kaydedilir. Tasnif edilen fiziksel evraklar, belediye genelini ilgilendiriyorsa belediye fiziksel arşivine, müdürlükleri ilgilendiriyorsa ilgili müdürlüğe gönderilir.
b) Müdürlüklerde iş süreçleri boyunca belgeler elektronik ortamda oluşturularak birim elektronik arşivinde dosyalanır. İş süreçlerinde ıslak imza gereken ve fiziksel olarak üretilen evraklar ile evrak kayıttan gönderilmiş olan fiziksel evraklar, müdürlük elektronik arşivinin yanında fiziksel arşivinde de dosyalanır.
c) Belediye içerisindeki tüm fiziksel ve elektronik dosyalama - arşivleme işlemleri Standart Dosya Planına (SDP) uygun olarak yapılır.
ç) Müdürlük, müdürlük arşivinde saklama süresi dolan evrakları kurum arşivine devreder ve imha edilmesi gereken evrakları SDP’ye uygun olarak hazırlanan imha planına göre imha komisyonunun onayının ardından imha eder.
d) Arşivleme işlemleri yürürlükte bulunan Devlet Arşivleri Başkanlığı Hakkında Cumhur Başkanlığı Kararnamesi (11. sayı) ile Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik ile yürürlükte ki mevzuat hükümlerine göre yürütmek.
Defterler ve Doldurma Talimatları
MADDE 24- (1) Yazı İşleri Müdürlüğünde kullanılan defterler ve Kullanma Talimatları aşağıdaki gibidir;
a)Bilgi Edinme Takip Defteri:
Bilgi edinme ve takip defteri aşağıdaki hazırlanan satır ve sütunları ihtiva edecek şekilde hazırlanır. “Bilgi Edinme Takip Defteri Doldurma Talimatına” göre doldurulur ve kullanılır.
BİLGİ EDİNME TAKİP DEFTERİ
(7)
S.NO: (8)
EVRAKIN TARİHİ (9)
EVRAKIN SAYISI (10)
BİLGİ EDİNMEK İSTEYEN KİŞİNİN
ADI SOYADI:
T.C.:
ADRESİ:
İRTİBAT NO: (11)
BİLGİ EDİNMENİN TALEBİNİN ÖZÜ (12)
E-BELEDİYE PROĞRAMINA KAYIT TARİHİ VE SAYISI (13)
HAVALE TARİHİ VE HAVALE EDİLEN MÜDÜRLÜK (14)
EVRAK TAKİBİ (15)
MÜDÜRLÜKÇE YAPILAN İŞLEM (16)
AÇIKLAMA
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
“BİLGİ EDİNME TAKİP DEFTERİ ” DOLDURMA TALİMATI
Defter Kullanılmadan Önce Yapılacak İşlemler
1. Bilgi Edinme Takip Defteri kullanılmadan önce her sayfasına 1. Sıra numarasından başlanarak sayı numarası verilir.
2. Defterin her sayfası Yazı İşleri Müdürlüğüne ait Mühür ile mühürlenir.
3. Defterin en son sayfasına “ Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosuna ait işbu Bilgi Edinme Takip Defterinin ……… sahifeden ibaret olduğu tasdik olunur.” yazısı yazılır ve Yazı İşleri Müdürüne Kaşe/İmza/ Mühür yaptırılır.
4. Defterin arka kapağına evrak almaya yetkili personellerin isim listesi eklenir.
5. Yıl bitiminde defter, kalınan en son sayfada kapatılır. Yeni yıl için E-Belediye Programı ile birlikte yeni sayfadan 1. Sıra ve sayı numarası ile başlanır. (Örneğin; Defterin kullanılan en son sayfasının sağ köşeden sol köşesine doğru araları uygun şekilde paralel iki çizgi çekilir, daha sonra paralel çizginin sağ ya da sol yanına “Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosuna ait işbu Bilgi Edinme Takip Defteri 31 Aralık 2020 tarihinde 571. Sayfada, 7988 sayı numarasında kapatılarak 01 Ocak 2020 tarihinde 572. Sayfadan 1. Sıra numarası verilerek kullanılmaya devam edilmiştir. )
6. Defterin sayfalarının dolması durumunda yeni deftere geçilir. Defterin 1. Sayfasına biten defterin hangi yıla ait olduğu, sayfa numarası ve sıra numarası yazılır ve eski defterin kalan sayı numarasından kullanılmaya devam edilir. (Örneğin; Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosuna ait 2020 yılı Bilgi Edinme Takip Defteri 3 Mayıs 2020 tarihinde 1001. Sayfada, 1453 sıra numarasında dolduğundan, bu yeni defter açılarak 3 Mayıs 2020 tarihinde 1. Sahife, 1454 sayı numarası ile kullanma başlanılmıştır. )
Bilgi Edinme Takip Defteri Doldurma Talimatı.
7. Her evrak için 1. sıradan başlanarak sayı verilir.
8. Bilgi Edinme formu veya dilekçenin tarihi yazılır.
9. Evrakın varsa sayısı yazılır.(Kurumdan gelen evrakların sayısı yazılır)
10. Bilgi edinme dilekçesi veya formu veren kişinin dı, soyadı, T.C. numarası ve adresi yazılır.
11. Dilekçe içeriğini belirtir açıklama yazılır. (Örneğin; Dörtyol İlçesine Başbuğ Alparslan TÜRKEŞ Üniversitesi açılacağı duyumunu aldım, bu konu hakkında bilgi alma talebi)
12. Evrak Kayıt Bürosunca kayıt edilen Bilgi Edinme formu veya dilekçenin E-Belediye Program’ına kaydedildiği sayı veya CİMER Kayıt numarası yazılır. (Örneğin; E-39827875-220.02.01-7432 veya CİMER: 2005387458 yazılır.
13. Evrakın havale edildiği Müdürlüğün ismi açık bir şekilde yazılır. (Örneğin; İmar ve Şehircilik Müdürlüğü)
14. Bilgi Edinme Formu veya Dilekçenin takibinden sorumlu personelin, evrakın zimmet edildiği müdür veya personel ile dilekçenin akıbeti ile ilgili olarak önem arz eden görüşmeleri tarih ve saat belirterek yazar. (Örneğin; Kürşat ÖZTÜRKOĞLU Bey ile görüşülerek, Evrakın cevaplanma gününün geldiği, bugün mesai bitimine kadar vatandaşa cevabi yazının yazılması gerektiği söylenildi. 19/12/2020 Saat:13:30)
15. Dilekçenin havale edildi müdürlükçe evrak hakkında yapılan işlem buraya yazılır. ( Örneğin E-39827875-220.02.01-7431 sayılı yazı ile cevabi yazı yazılmış posta ile gönderilmiştir.)
16. Açıklamalar kısmına açıklama gereği duyulan kıymetlendirilmiş bilgiler yazılır.
Dikkat Edilecek Hususlar
17. Yazı İşleri Şefliği personelinin dikkat edeceği hususlar aşağıdaki gibidir.
18. Bilgi Edinme Takip Defteri tam, eksiksiz ve doğru olarak doldurulmalıdır.
19. Defterin sayfalarının dolmasına müteakip derhal yeni bir defter hazırlanıp Yazı İşleri Müdürüne onaylatılmalıdır.
20. Yazı İşleri Müdürlüğü Yazı İşleri Şefliği “Bilgi Edinme Takip Defterinin” hazırlanması ve kullanılması Yazı İşleri Müdürlüğü Görev Çalışma Yönetmeliğine göre hazırlanır.
Yazı İşleri Müdürü
(İmza,Kaşe,Mühür)
b)Dilekçe Takip Defteri:
Dilekçe takip defteri aşağıdaki hazırlanan satır ve sütunları ihtiva edecek şekilde hazırlanır. “Dilekçe Takip Defteri Doldurma Talimatına” göre doldurulur ve kullanılır.
DİLEKÇE TAKİP DEFTERİ
(7)
S.NO (8)
DİLEKÇE TARİHİ (9)
DİLEKÇE SAHİBİNİN ADI SOYADI/ T.C.:/ADRESİ (10)
DİLEKÇENİN ÖZÜ (11)
E-BELEDİYE PROĞRAMINA KAYIT TARİHİ VE SAYISI (12)
HAVALE EDİLEN MÜDÜRLÜK (13)
EVRAK TAKİBİ (14)
MÜDÜRLÜKÇE YAPILAN İŞLEM (15)
AÇIKLAMA
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
“DİLEKÇE TAKİP DEFTERİ ” DOLDURMA TALİMATI
Defter Kullanılmadan Önce Yapılacak İşlemler
1 Dilekçe Takip Defteri kullanılmadan önce her sayfasına 1. Sıra numarasından başlanarak sayı numarası verilir.
2 Defterin har sayfası Yazı İşleri Müdürlüğüne ait Mühür ile mühürlenir.
3 Defterin en son sayfasına “ Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosuna ait işbu Dilekçe Takip Defterinin ……… sahifeden ibaret olduğu tasdik olunur.” yazısı yazılır ve Yazı İşleri Müdürüne Kaşe/İmza/ Mühür yaptırılır.
4 Defterin arka Kapağına evrak almaya yetkili personellerin isim listesi eklenir.
5 Yıl bitiminde defter, kalınan en son sayfada kapatılır. Yeni yıl için E-Belediye Programı ile birlikte yeni sayfadan 1. Sıra ve sayı numarası ile başlanır. (Örneğin; Defterin kullanılan en son sayfasının sağ köşeden sol köşesine doğru araları uygun şekilde paralel iki çizgi çekilir, daha sonra paralel çizginin sağ ya da sol yanına “Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosuna ait işbu Dilekçe Takip Defteri 31 Aralık 2020 tarihinde 571. Sayfada, 7988 sayı numarasında kapatılarak 01 Ocak 2020 tarihinde 572. Sayfadan 1. Sıra numarası verilerek kullanılmaya devam edilmiştir. )
6 Defterin sayfalarının dolması durumunda yeni deftere geçilir. Defterin 1. Sayfasına biten defterin hangi yıla ait olduğu, sayfa numarası ve sıra numarası yazılır ve eski defterin kalan sayı numarasından kullanılmaya devam edilir. (Örneğin; Yazı İşleri Müdürlüğü Kalem Bürosuna ait 2020 yılı Dilekçe Takip Defteri 3 Mayıs 2020 tarihinde 1001. Sayfada, 1453 sıra numarasında dolduğundan, bu yeni defter açılarak 3 Mayıs 2020 tarihinde 1. Sahife, 1454 sayı numarası ile kullanma başlanılmıştır. )
Dilekçe Takip Defteri Doldurma Talimatı.
7 Her evrak için 1. sıradan başlanarak sayı verilir.
8 Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Kayıt Bürosuna teslim edilen dilekçenin tarihi yazılır.
9 Dilekçe sahibinin adı, soyadı, T.C. numarası ve adresi yazılır.
10 Dilekçe içeriğini belirtir açıklama yazılır. (Örneğin; Ülkü köy Mahallesine “Tomris Hatun Çocuk Parkı” isimli park yapılması talebi)
11 Evrak Kayıt Bürosu tarafından E-Belediye Program’ına kayıt edilen dilekçenin sayısı yazılır. (Örneğin; 09.12.2020/1453)
12 Evrakın havale edildiği Müdürlüğün ismi açık bir şekilde yazılır. (Örneğin; İmar ve Şehircilik Müdürlüğü)
13 Dilekçe takibinden sorumlu personelin, evrakın zimmet edildiği müdür veya personel ile dilekçenin akıbeti ile ilgili olarak önem arz eden görüşmeleri tarih ve saat belirterek yazar. (Örneğin; Satuk Buğrahan KARAHANLIOĞLU Bey ile görüşülerek, Evrakın cevaplanma gününün geldiği, bugün mesai bitimine kadar vatandaşa cevabi yazının yazılması gerektiği söylenildi. 19/12/2020 Saat:13:30)
14 Dilekçenin havale edildi müdürlükçe evrak hakkında yapılan işlem buraya yazılır. ( Örneğin E-39827875-220.02.01-7431 sayılı yazı ile cevabi yazılmış posta ile gönderilmiştir veya şahsa elden teslim edilmiştir. )
15 Açıklamalar kısmına açıklama gereği duyulan kıymetlendirilmiş bilgiler yazılır.
Dikkat Edilecek Hususlar
16 Yazı İşleri Şefliği personeli dikkat edeceği hususlar aşağıdaki gibidir.
17 Dilekçe Takip Defteri tam, eksiksiz ve doğru olarak doldurulmalıdır.
18 Defterin sayfalarının dolmasına müteakip derhal yeni bir defter hazırlanıp Yazı İşleri Müdürüne onaylatılmalıdır.
19 Yazı İşleri Müdürlüğü Yazı İşleri Şefliği “Dilekçe Takip Defterinin” hazırlanması ve kullanılması Yazı İşleri Müdürlüğü Görev Çalışma Yönetmeliğine göre hazırlanır.
(İmza,Kaşe,Mühür)
Yazı İşleri Müdürü
c) Posta ve Faks Kayıt Defteri:
Posta ve Faks Kayır Defteri aşağıdaki hazırlanan satır ve sütunları ihtiva edecek şekilde hazırlanır. “Posta ve Faks Kayıt Defteri Doldurma Talimatına” göre doldurulur ve kullanılır.
E-POSTA VE FAKS KAYIT DEFTERİ
((7) S.NO (8)
EVRAKIN HANGİ SİSTEMDEN GELDİĞİ
(E-POSTA/FAKS) (9)
EVRAKIN GELDİĞİ E- POSTA ADRESİ/ FAKSIN GELDİĞİ FAKS NUMARASI (10)
EVRAKIN GELDİĞİ KURUM, KURULUŞ , GERÇEK VEYA TÜZEL KİŞİLİK (11)
EVRAKIN TARİHİ VE SAYISI (12)
EVRAKIN İÇERİĞİ (13)
E-BELEDİYE PROĞRAMI KAYIT TARİHİ VE SAYISI (14)
EVRAKIN GÖNDERİLDİĞİ MÜDÜRLÜK (15)
AÇIKLAMA
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ
“E-POSTA VE FAKS KAYIT DEFTERİ” DOLDURMA TALİMATI
Defter Kullanılmadan Önce Yapılacak İşlemler
1. E-Posta ve Faks Kayıt Defteri Kullanılmadan önce her sayfasına 1. Sıra numarasından başlanarak sayı numarası verilir.
2. Defterin har sayfası Yazı İşleri Müdürlüğüne ait Mühür ile mühürlenir.
3. Defterin en son sayfasına “ Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Kayıt Bürosuna ait işbu E-Posta ve Faks Kayıt Defterinin ……… sahifeden ibaret olduğu tasdik olunur.” yazısı yazılır ve Yazı İşleri Müdürüne Kaşe/İmza/ Mühür yaptırılır.
4. Defterin arka Kapağına evrak almaya yetkili personellerin isim listesi eklenir.
5. Yıl bitiminde defter, kalınan en son sayfada kapatılır. Yeni yıl için E-Belediye Programı ile birlikte yeni sayfadan 1. Sıra ve sayı numarası ile başlanır. (Örneğin; Defterin kullanılan en son sayfasının sağ köşeden sol köşesine doğru araları uygun şekilde paralel iki çizgi çekilir, daha sonra paralel çizginin sağ ya da sol yanına “Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Kayıt Bürosuna ait işbu E-Posta ve Faks Kayıt Defteri 31 Aralık 2020 tarihinde 571. Sayfada, 7988 sayı numarasında kapatılarak 01 Ocak 2020 tarihinde 572. Sayfadan 1. Sıra numarası verilerek kullanılmaya devam edilmiştir. )
6. Defterin sayfalarının dolması durumunda yeni deftere geçilir. Defterin 1. Sayfasına biten defterin hangi yıla ait olduğu, sayfa numarası ve sıra numarası yazılır ve eski defterin kalan sayı numarasından kullanılmaya devam edilir. (Örneğin; Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Kayıt Bürosuna ait 2020 yılı E-Posta ve Faks Kayıt Defteri 3 Mayıs 2020 tarihinde 1001. Sayfada, 1453 sıra numarasında dolduğundan, bu yeni defter açılarak 3 Mayıs 2020 tarihinde 1. Sahife, 1454 sayı numarası ile kullanma başlanılmıştır. )
E-Posta ve Faks Kayıt Defteri Doldurma Talimatı.
7. Her evrak için 1. sıradan başlanarak sayı verilir.
8. Evrakın hangi sistemden geldiği açıkça yazılır. (Örneğin; Faks’tan gelmiştir veya Yazı İşleri E-Posta adresine gelmiştir.)
9. Evrakın geldiği E-Posta adresi veya Faks numarası açıkça yazılır. (Örneğin;Turan_M.Ö[email protected] veya 0326 712 31 31)
10. Evrakın geldiği Kurum, Kuruluş veya Gerçek ve Tüzel kişiliğin adı yazılır. Gerçek kişilerin kimlik bilgileri açık yazılır. (Örneğin; Adana Toros TEDAŞ A.Ş. veya Aybüke ALBALA T.C:…., Adres:…. İrtibat:…. )
11. Evrakın varsa tarihi ve sayısı yazılır. (Örneğin;10/12/2020/3131)
12. Evrakın içeriğini belirtir kısa ve öz bilgiler yazılır.( Örneğin, Aybars BOZKURT’ a ait Emlak Beyanı Borcunun sorgulanması talebi)
13. Evrakın E-Belediye Program’ına kayıt edilmesinden sonra oluşturulan E-Belediye kayıt numarası yazılır. (Örneğin; 10.12.2020/1299)
14. Evrakın E-Belediye sistemine kayıt edilesinden sonra havale edildiği Müdürlüğün ismi yazılır.
15. Açıklamalar kısmına açıklama gereği duyulan tüm açıklamalar yazılır.
Dikkat Edilecek Hususlar
16. E-Posta ve Faks Kayıt Defterinin tam, eksiksiz ve doğru olarak doldurulmalıdır.
Defterin sayfalarının dolmasına müteakip derhal yeni bir defter hazırlanıp Yazı İşleri Müdürüne onaylatılır.
17. Yazı İşleri Müdürlüğü Evrak Kayıt Bürosu “E-Posta ve Faks Kayıt Defterinin” hazırlanması ve kullanılması Yazı İşleri Müdürlüğü Görev Çalışma Yönetmeliğine göre hazırlanır.
(İmza,Kaşe,Mühür)
Yazı İşleri Müdürü
ç) Evrak Kayıt Şefliği Kurum Dışı Evrak Zimmet Defteri :
Evrak Kayıt Bürosunun kurum dışı evrak zimmet defteri aşağıdaki hazırlanan satır ve sütunları ihtiva edecek şekilde hazırlanır. Evrak Kayıt Bürosunun “Kurum Dışı Evrak Zimmet Defteri Doldurma Talimatına” göre doldurulur ve kullanılır.
EVRAK KAYIT BÜROSU KURUM DIŞI EVRAK ZİMMET DEFTERİ
(7) S.NO (8)
EVRAKIN EVRAK KAYIT BÜROSUNCA TESLİM ALINDIĞI TARİHİ (9)
EVRAKIN E-BELEDİYE KAYIT TARİHİ VE SAYISI (10)
EVRAKIN KONUSU (11)
EVRAKIN EKİ (12)
EVRAKI TESLİM EDENİN
ADI SOYADI
GÖREVİ/İMZA (13)
EVRAKIN TESLİM EDİLDİĞİ YER (14)
EVRAKI TESLİM ALANIN
ADI SOYADI
GÖREVİ/İMZA (15)
TESLİM TARİHİ ve SAATİ (16)
EVRAKIN GÖNDERİLME ŞEKLİ(APS,POSTA İADELİ TAAHHÜTLÜ VS.) (17)
ÜCRET /PUL (18)
E-BELEDİYE PRORAMINDAN GÖNDERİM DURUMU DÜZENLENİR (19)
AÇIKLAMALAR
YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ </
Telefon: 444 7 712 / 1053
E-Mail: [email protected]